Formularze zapisów na wydarzenia organizowane przez UMCS
Co można robić?
1. Formularz w cms (opcja rekomendowana):
- nie narusza przepisów RODO - UMCS jest faktycznym administratorem danych
- jest bezpieczny - jak dotąd nie zdarzył się żaden wyciek
- można wysłać odpowiedzi na dowolny służbowy adres e-mail
- można pobierać bazę odpowiedzi w pliku xls lub csv
- redakcja ma do niego dostęp w sytuacji awaryjnej
Formularze mogą być tworzone przez redaktorów stron wydziałowych, tematycznych itp. (instrukcja do tworzenia formularzy).
2. Formularz Microsoft Forms utworzony przez zalogowanego na konto służbowe pracownika. Taki formularz jest dostępny wyłącznie dla autora i dla osób, którym dał on dostęp do danych.
Czego nie można robić?
- zakazane są wszelkie systemy zapisów inne niż CMS UMCS i Ms Office
- nie można zbierać ani przekierowywać danych na maile poza UMCS
Złamanie przepisów RODO grozi odpowiedzialnością dyscyplinarną i karną.
Nie ma znaczenia, kto zrobił formularz - nawet koła naukowe mogą mieć konto techniczne w domenie UMCS.
Organizator spoza UMCS
W sytuacji, gdy:
- to nie UMCS zbiera i przetwarza dane
- zaproszenie zawiera link do strony, gdzie widać wyraźnie, kto jest organizatorem i jest to podmiot zewnętrzny
- organizator nie jest jednostką UMCS ani oficjalną organizacją zarejestrowaną na UMCS
możesz opublikować link z zapisami.
Klauzula RODO
W przypadku zbierania danych osobowych wymagana jest klauzula zawierająca wymagane prawem informacje. Możesz dostosować klauzulę ogólną:
Nie pisz klauzuli samodzielnie bez wiedzy prawniczej. W razie wątpliwości napisz do inspektora ochrony danych: iod@mail.umcs.pl.
UWAGA! Redakcja serwisów internetowych:
- Nie będzie publikować na stronie głównej aktualności z formularzami naruszającymi przepisy.
- Będzie bez ostrzeżenia zdejmować z publikacji treści naruszające przepisy do czasu ich poprawienia.
- Będzie zgłaszać przypadki naruszenia przepisów do inspektora ochrony danych oraz do bezpośrednich przełożonych.
Szczegółowe informacje i wskazówki na temat ochrony danych osobowych na UMCS
Kontakt do inspektora ochrony danych: iod@mail.umcs.pl
